9 outils pour bien communiquer avec son client en tant qu’avocat

Illustration communication

Avec la digitalisation, accélérée par la Covid-19, l’avocat est conduit à repenser sa manière de travailler, notamment en considérant son cabinet comme une véritable entreprise. Comme toute entreprise, un cabinet d’avocat a des objectifs de productivité, de rentabilité et de satisfaction-client

Le marché du droit n’exclut pas l’utilisation d’outils normalement dédiés aux équipes commerciales, marketing ou de communication d’autres secteurs. Certains de ces outils peuvent vous permettre d’optimiser votre relation-client et de renforcer la performance de votre cabinet. Partant de ce constat, des entreprises ont également développé des solutions comparables mais consacrées à la profession d’avocat.

Mais comment faire le tri et quel est l’intérêt de toutes ces solutions ? On vous présente 9 types d’outils pour une communication efficace et sécurisée avec vos clients !

Vous n’avez pas le temps ? Ne loupez pas notre surprise pour faire évoluer la profession et votre quotidien en fin d’article !

1. Les annuaires et plateformes de mise en relation

Avant toute chose, votre futur client doit pouvoir vous trouver et vous contacter facilement. Nous avons déjà abordé la nécessité d’un site web bien référencé dans notre précédent article. Celui-ci participe en effet à la construction d’une identité numérique dont les clients sont friands. 

En complément d’un bon référencement, l’utilisation d’annuaires en ligne ou de plateformes de mise en relation peut consolider votre identité de marque et attirer de nouveaux clients.

Aujourd’hui, la quasi-totalité de ces sites permettent de rentrer directement en contact avec un avocat sélectionné. Elles gèrent également la prise de rendez-vous, ce qui peut représenter un véritable gain de temps dans votre recherche de nouveaux clients et la gestion de votre emploi du temps.

Ces fonctionnalités présentant une certaine uniformité, la différence entre un annuaire et une plateforme de mise en relation dépend aujourd’hui de leur technologie de “matching”. En utilisant des plateformes qui analysent de façon précise le besoin d’un potentiel client et vos compétences (voir le caractère de chacun), vous maximiserez l’apport de prospects qualifiés ou, autrement dit, de “bons clients”.

Illustration de relation à distance

Parmi la multitude, certains annuaires sont gratuits comme Alexia.fr ou consultation.avocat.fr (mis en place par le Conseil National des Barreaux) mais emportent comme conséquence que les avocats inscrits y sont nombreux. Il vous sera donc plus difficile de vous y démarquer. 

Pour remédier à cela, certaines plateformes proposent des formules payantes à destination des avocats. Elles permettent ainsi de réduire le nombre d’avocats référencés dès l’origine (comme sur Justifit.fr par exemple) ou de garantir un nombre de rendez-vous par mois aux avocats abonnés comme le fait Avostart.fr

Visibilité et retour sur investissement seront ainsi au rendez-vous !

2. La messagerie sécurisée : messages, e-mails et chatbots

L’asymétrie de temps entre l’avocat et son client est de plus en plus décriée, la disponibilité étant aujourd’hui un des critères clés de la satisfaction client. Or, sans outils performants et devant sa charge de travail, un avocat ne pourra pas tenir les délais espérés par l’ensemble de ses clients.

Passée la phase de mise en relation, l’utilisation d’outils de messagerie peut vous permettre d’accroître la proximité avec votre client et l’instantanéité de vos échanges.

Si les applications de messagerie connues (Whatsapp, Telegram, Messenger etc.) sont particulièrement pratiques, elles ne paraissent pas toujours adaptées aux exigences de la profession

Pour répondre au besoin de sécurité et de confidentialité des échanges, des applications de messagerie chiffrée* françaises ont vu le jour. C’est le cas, par exemple, de Citadel ou de Watcha, qui le propose à l’échelle de l’ensemble des échanges collaboratifs. 

Dans la même lignée, il vous est possible de choisir des boites e-mails plus sécurisées. Par leur utilisation quotidienne et répandue, elles deviennent en effet un lieu privilégié pour la récupération de données via des opérations de piratage, et pour les robots spammeurs envoyant de la publicité illicite, des emails de phishing ou véhiculant des virus.

Illustration d'une boite aux lettres

* Le chiffrement est une opération conduisant à rendre un contenu illisible pour toute personne ne détenant pas une clé de déchiffrement.

Les conséquences d’une telle situation peuvent être désastreuses pour votre cabinet, tant en termes de réputation que financièrement parlant. Si vous souhaitez limiter ce risque, pensez à utiliser des messageries sécurisées comme la boite e-mail mise à disposition par le Conseil National des Barreaux ou la solution développée par AZKO, par exemple. 

Illustration d'un chatbot

Enfin, si vous cherchez un “petit +” pour votre cabinet, les chatbots pourraient vous intéresser. 

Les chatbots sont des assistants virtuels intelligents capables d’alimenter une conversation instantanée avec une personne. 

Intégrés sur votre site, ils vont être capable de donner des informations et répondre aux questions pratiques de vos clients ou prospects (Quels sont vos tarifs ? Êtes-vous compétent pour telle mission ? etc.). Les plus techniques permettent même de répondre à certaines de leurs problématiques juridiques en direct (comme c’est le cas des chatbots développés par Vizir ou JustLab par exemple).

Les chatbots accroissent donc la satisfaction-client en vous permettant d’être plus réactif sur des questions simples. Vous pouvez ainsi réaliser une économie de temps et vous focaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée

3. Le CRM

Le CRM est l’outil classique de gestion de la relation-client. Il permet d’avoir une vision globale de la clientèle et des prospects, de simplifier leur gestion et d’automatiser certaines tâches répétitives.

Parmi les fonctionnalités proposées, nous en avons sélectionné 3, particulièrement pertinente pour un cabinet : 

  • La collecte et la centralisation des informations et documents de vos clients et prospects en vue de les réutiliser pour votre rédaction par exemple (comme le permet draftr*)
  • Le suivi des dossiers et la gestion de la clientèle et des prospects (ajout de notes, programmation de rappels, relances simplifiées etc.)
  • L’automatisation de vos campagnes d’emails et autres supports de communication.
 

Si on entend parler d’Hubspot et Salesforce dans tous les secteurs, des CRM développés spécialement pour les cabinets d’avocats ont fait leur apparition. C’est ce que proposent Diapaz OU AZKO par exemple ou, dans une moindre mesure, les outils de gestion et de facturation (SECIB, Adapps, Jarvis Legal etc).

Grâce à un CRM, vous pouvez vous consacrer pleinement à votre mission de conseil, tout en étant certain que votre relation client et votre démarche commerciale est assurée dans sa globalité. 

Il ne vous reste plus qu’à faire votre choix !

4. La visioconférence

Les mails ou les conférences téléphoniques ont longtemps été vecteurs d’informations et de communication privilégiées entre un cabinet et sa clientèle. Cependant, la crise sanitaire a révolutionné les moyens de communication en rendant certains d’entre eux plus pertinents et efficaces pour maintenir l’activité des avocats et assurer le suivi de leurs clients.

En effet, ces derniers mois, on a constaté un véritable essor de la visioconférence ou vidéoconférence, en tant qu’outil indispensable de communication. Teams, Skype, Zoom ou encore Google Meet ont ainsi été privilégiés par rapport aux échanges téléphoniques ou aux mails, offrant moins de proximité et de “contact humain”.

Cependant, comme pour vos e-mails, ces outils ne sont pas toujours les plus adéquats pour un cabinet où la confidentialité des informations échangées et leur sécurité est fondamentale.

Les plateformes de mise en relation avec un avocat par visioconférence, telles que Avocatom.com ou consultation.avocat.fr, développé par le Conseil National des Barreaux, peuvent vous permettre de sécuriser les échanges avec les prospects qui en sont issus.

Pour tous vos autres clients, vous pouvez faire appel à des outils de visioconférence dédiés aux avocats et sécurisés comme le proposent Visio-avocat ou Jarvis Legal, entre autres. 

Ilustration videoconférence

5. Les webinars et vidéos

Un webinar est un séminaire en ligne, généralement organisé par le biais d’un outil dédié. Les solutions de webinars permettent aux entreprises de présenter leurs produits, de faire des ateliers ou tables rondes sur des sujets particuliers etc. Certaines d’entre elles permettent également de constituer une page à votre image sur laquelle vos webinars sont accessibles pour être visionnés à tout moment par vos clients et partenaires.

Illustration de vidéos

Parmi les plus connues, on peut citer Zoom, Livestorm, ClickMeeting ou GoToWebinar. Bien qu’elles soient très utilisées par les équipes marketing, ces solutions sont tout à fait exploitables par les cabinets d’avocats. 

Elles peuvent en effet vous permettre d’organiser des conférences sur des sujets ou des points d’actualités juridiques et, ainsi, de mettre en lumière l’engagement, la technicité, la modernité et les valeurs de votre cabinet. En complément de votre site internet, elles participent également à votre visibilité.

Pour être pleinement efficaces, les webinars sont diffusés en direct. Ils offrent ainsi une interaction directe avec les clients, prospects ou partenaires présents.

Toutefois, dans la mesure où l’organisation d’un tel événement peut prendre du temps, vous pouvez faire le choix de le diffuser en différé. Les webinars se rapprochent alors des vidéos classiques. Certains cabinets sautent d’ailleurs le pas et créent aujourd’hui une chaîne Youtube (ou autre) pour apporter une information concrète sur un support particulièrement populaire.

Article co-rédigé par Maïlys Brémaud

et Marie Dulin

Et vous, que pensez-vous de tous ces outils ? Qu’est-ce qu’il vous manque au quotidien ?

1m54s. C’est le temps qu’il vous faudra pour participer à l’évolution de votre quotidien et de la profession en répondant à ce questionnaire !

En quoi draftr* est il un outil pertinent pour communiquer avec votre client ?

Notre équipe modélise vos documents juridiques et les intègre dans draftr* pour vous permettre de les rédiger en quelques clics. Vous pouvez ainsi :

  • Collecter les informations nécessaires à la réalisation de votre mission et la personnalisation de votre relation via des questionnaires dédiés,
  • Accroître significativement votre productivité rédactionnelle pour faire preuve de davantage de réactivité et vous concentrer pleinement sur votre mission de conseil,
  • Assurer une rentabilité optimisée grâce à la maîtrise de votre temps de rédaction,
  • Sécuriser vos échanges avec votre client et les parties prenantes grâce à leur chiffrement.